È opinione diffusa (non solo tra gli studenti ma anche tra gli insegnanti!) che le assemblee siano solo una perdita di tempo o un’occasione per sfuggire alle interrogazioni o fare un giorno di vacanza, a giudicare dalle folle di studenti che riempiono le strade e le piazze della città nei giorni che coincidono con qualche assemblea di istituto.
In realtà le assemblee costituiscono per voi studenti non solo momenti importanti di partecipazione e gestione della vita scolastica, ma anche occasioni per conoscere meglio i compagni, discutere i temi della scuola e ampliare i vostri interessi.
Affinché le assemblee funzionino è importante però che vengano organizzate e dirette nel modo giusto, per questo oltre alle norme che le regolano vogliamo darvi anche qualche suggerimento che potrà esservi utile.

Le assemblee possono essere:
· di classe
· di istituto.

A richiesta degli studenti le ore destinate alle assemblee possono essere utilizzate per lo svolgimento di attività di ricerca, di seminario o di lavoro di gruppo.
All’Assemblea di classe o di Istituto possono partecipare gli insegnanti che lo desiderino.



L'ASSEMBLEA DI CLASSE


Quando si può svolgere?
una volta al mese, escluso l’ultimo mese di scuola (maggio)
e può durare 1 o 2 ore.

A chi deve essere richiesta?
· al preside con apposito modulo consegnato dalla
segreteria;
· il modulo va compilato e consegnato 5 giorni prima e
deve contenere (vedi facsimile):
· ordine del giorno;
· firma dei delegati;
· firma del docente di cui si chiede l’ora
· firma del preside per autorizzazione



L'ASSEMBLEA D'ISTITUTO


Di che cosa si può discutere?
· dei problemi della classe;
· di argomenti vari (viaggi d’istruzione, temi di attualità, etc.).

Come può essere organizzata?
In relazione al numero degli alunni ed alla disponibilità dei locali l’assemblea può essere organizzata per:
· biennio e triennio;
· per sezioni (in verticale dalla prima alla quinta);
· per classi ( tutte le prime, tutte le seconde ...);
· per indirizzo.

Quando si può svolgere?
· una volta al mese nel limite delle ore di lezione di una giornata.
· non può essere tenuta sempre lo stesso giorno
della settimana durante l’anno scolastico;
· può svolgersi fuori dall’orario delle lezioni
subordinatamente alla disponibilità dei locali.

Chi partecipa?
· oltre agli studenti può essere richiesta la partecipazione di
esperti indicati dagli studenti unitamente agli argomenti
da inserire nell’ordine del giorno. Tale partecipazione deve
essere autorizzata dal consiglio d’istituto;
· chi non partecipa all’assemblea segue le lezioni regolari.

Come si convoca?
· su richiesta della maggioranza del Comitato Studentesco
d’istituto o su richiesta del 10% degli studenti;
· la data di convocazione e l’ordine del giorno devono
essere presentati preventivamente al Preside.

Come deve essere richiesta?
· con apposito modulo consegnato dalla segreteria
contenente l’ordine del giorno e le firme dei richiedenti
5 giorni prima della data prevista.

Chi la autorizza?
· il preside, che ha il potere di intervenire nel caso di
violazione del regolamento o quando abbia constatato
l’impossibilità di uno svolgimento ordinato dell’assemblea.

Da quali norme è regolata?
· da un regolamento approvato dalla stessa Assemblea
ed inviato in visione al Consiglio d’Istituto.

Chi garantisce il rispetto del regolamento?
· il Comitato Studentesco, ove sia stato costituito,
o il presidente eletto dall’assemblea.

Come si organizza un’assemblea?
L’atteggiamento dei partecipanti verso un’assemblea è molto importante per far si che essa diventi un modo costruttivo e democratico per prendere delle decisioni. Le assemblee sono di solito un mezzo per ottenere uno scopo: raramente sono uno scopo di per sé, è bene che questo sia chiaro a tutti i partecipanti.
Se non si sa esattamente cosa si deve decidere, non si riesce a partecipare positivamente perciò quando si organizza occorre:
· individuare l’obiettivo con precisione;
· stendere una scaletta dettagliata degli argomenti previsti
e distribuirla a tutti gli studenti due o tre giorni
prima dell’assemblea;
· individuare gli eventuali esperti da invitare e concordare
possibilmente il tipo di interventi tenendo presente
che un linguaggio troppo tecnico può risultare faticoso
da seguire;
· definire i tempi: giorno, ora, durata

Come si dovrebbe svolgere?

Talvolta le assemblee si svolgono in modo caotico o si sciolgono dopo mezzora senza alcun risultato apprezzabile perché nessuno è stato scelto a presiederle e a far rispettare i tempi.
Per far sì che lo svolgimento proceda in modo ordinato si dovrà:
· individuare chi si assume il ruolo di conduttore dell’assemblea,
che introduca, dia la parola, stimoli la discussione (tener presente
che chi conduce deve essere all’altezza del compito e deve avere
polso fermo per evitare che la discussione degeneri);
· individuare un gruppo che si faccia carico del servizio
d’ordine con il compito di:
·· far entrare gli studenti e farli sistemare negli spazi destinati in
modo tale da creare corridoi per raggiungere facilmente sia i
microfoni sia l’uscita;
· controllare che, durante lo svolgimento dell’assemblea,
all’esterno non ci sia confusione.

Per un buon funzionamento dell’assemblea occorre curare anche gli aspetti logistici e cioè:
· verificare che il locale destinato all’assemblea sia in ordine:
· assicurarsi che i microfoni o altre apparecchiature necessarie
funzionino ed eventualmente chiedere la collaborazione del
personale tecnico della scuola;
· affiggere all’ingresso in modo visibile l’ordine del giorno.

Chi conduce la riunione dovrà:
· nominare un segretario che stenda il verbale;
· attenersi all’ordine del giorno;
· invitare i partecipanti ad esprimere le proprie opinioni
incoraggiando i punti di vista: “L’idea di Carlo sembra buona,
che ne pensano gli altri?”;
· dare la parola a uno studente per volta e controllare i tempi
di ogni intervento in modo che ci sia spazio per tutti;
· ricondurre la discussione ai suoi obiettivi qualora si esca
di rotta: “Cerchiamo di ricordare perché siamo qui” “Non è il
caso di perdere tempo su questo argomento”;
· gestire comportamenti turbolenti che possono trasformare
l’assemblea in rissa “E se risolvessimo la questione con una
votazione?” oppure di fronte a interventi polemici e di
disaccordo “Certo, il problema esiste, ma tu quale soluzione
proponi?”;
concludere la discussione con un riassunto adeguato
in modo che sia ben chiaro quanto è stato deciso.

Perché è importante stendere il verbale?
Verbalizzare un’assemblea è un’operazione fondamentale. In un’assemblea (di classe o di istituto) di solito si discute, ci si confronta, si prendono decisioni più o meno importanti .
Senza prove scritte ci si muoverà solo per sentito dire o a memoria, soluzioni entrambe inaffidabili. E’ giusto, quindi, che quanto discusso e deciso in assemblea debba essere documentato da uno scritto: il verbale appunto.

Come si compila un verbale?
La scuola fornisce di solito uno stampato (vedi facsimile) per i verbali delle varie assemblee e ciò facilita il compito del segretario.
Poiché il verbale rappresenta la documentazione di quanto è stato discusso e deciso, deve essere prima di tutto completo, esatto e sintetico. Pertanto è indispensabile che il segretario durante le varie fasi della discussione prenda appunti.
Non è necessario scrivere tutto, parola per parola: è consigliabile ascoltare attentamente quanto viene detto e annotare solo le frasi più significative (la persona scelta come segretario deve saper ascoltare e soprattutto sintetizzare i discorsi) insieme con il nome di chi parla. Una volta conclusa la riunione (è meglio non far passare troppo tempo) gli appunti devono essere ordinati nel verbale.
Nella stesura non è necessario riportare tutti gli interventi: per esempio quando più persone esprimono lo stesso parere basterà riportarlo una volta scrivendo poi i nomi di chi la pensa allo stesso modo.
Lo stile deve essere il più possibile obiettivo e perciò si consiglia di:
· usare il discorso indiretto utilizzando preferibilmente il
passato prossimo (es. Mario Rossi ha detto...., Paolo Bianchi
ha ribadito che...., E’ stato deciso...);
· evitare di aggiungere opinioni personali;
· sottolineare o indicare in grassetto le azioni da intraprendere
in seguito alle decisioni prese.

Bisogna ricordare che il verbale non è fine a se stesso: serve da traccia per le cose da fare, qualsiasi forma assuma, il suo unico scopo è fare in modo che nessuno possa tirare fuori la scusa di non sapere cosa è stato detto o deciso.